Šuňava 26. - 27. augusta 2022
Podporte nás

Organizátori Za jazerom sa stretávajú aj počas zimy

Organizácia trojdňového festivalu nie je vôbec krátkodobou záležitosťou. Je potrebné sa na ňu dôkladne pripraviť už počas zimy. Organizátori ani tento rok nenechávajú nič na poslednú chvíľu a začínajú s prípravami už počas zimy.

Organizačný tím na konci festivalu v roku 2019

Organizačný tím je rozdelený na Výbor (výkonná zložka – rozhodujúca) a Zhromaždenie (poradná zložka – všetci členovia). Dokým sa Zhromaždenie regeneruje po náročnej fyzickej časti organizovania festivalu, Výbor zložený z troch členov a pokladníčky už spriada plány na ďalší ročník.

Traja členovia boli zvolení Zhromaždením v každoročných voľbách a tak majú plnú dôveru všetkých členov, aby pripravili žiadosti o sponzorstvo, hľadali interpretov, pripravovali podklady pre účtovníctvo, či oslovovali vhodných ľudí na prípravu festivalového trojdnia.

O všetkom musia informovať v zápisoch z ich stretnutí.

Keďže je zima, stále vládnu obmedzenia kvôli pandémii COVID-19, aj členovia Výboru sa stretávajú online. Na pravidelných týždenných stretnutiach si navzájom kontrolujú a zadávajú úlohy.

Všetko čo by nevedeli zvládnuť pripraviť sami, alebo si myslia, že by o tom mali rozhodovať aj ostatní členovia, nechávajú v zápise – bude sa o tom rokovať na najbližšom „veľkom“ stretnutí Zhromaždenia.

Všetko má systém

Aj keď neorganizovaný chaos má svoje čaro, v Šuňave si radi urobíme poriadok. Každý člen organizačného tímu vie čo má na starosti a jeden druhému nelezie do kapusty.

Samozrejme sú aj rôzne výnimky a presahy kompetencií, ale pri dobrej komunikácií sa všetko rýchlo vyjasní tak, aby to bolo efektívne pre podujatie.

Ako prvé je potrebné dohodnúť dátum. Poviete si, že to môže byť jednoduché, ale vstupuje do toho množstvo podmienok ako: tématika otcovstva a Dňa otcov, možnosti hlavných partnerov, možnosti interpretov, existencia iných podujatí v okolí, ale aj dovolenky a čas organizátorov.

Ako ďalšie je potrebné overiť možnosti technického zabezpečenia – požičanie stanov, stoličiek, pódia, zvukovej a svetelnej techniky, zarezervovanie areálu.

Potom nastáva celý kolobeh tvorby programu. Od návrhov, analýzy a schvaľovania interpretov, cez speakerskú zložku až po sprievodný program pre deti, dospelých a občerstvenie.

Popri tom všetkom je potrebné hľadať zdroje financovania – oslovovať sponzorov, dobrovoľníkov, pripraviť možnosť darovať 2% z daní, či komunikovať s minulými účastníkmi.

Tento proces trvá niekedy aj mesiace. Až po tomto nápore sa môžeme pustiť do tvorby plagátov a grafiky, tvorby pozvánok a samotnej fyzickej prípravy.

Vzhľadom na malý počet členov organizácie je tento proces stále nedokonalý, ale aj pandémia a každoročné skúsenosti nás naučili pracovať efektívne a vždy s vierou. Boh nám dáva silu urobiť všetky činnosti čoraz lepšie, kvalitnejšie a za kratší čas.

Pán Boh zaplať.

Ak chcete prečítajte si o nás viac na podstánke:

Po úspešnom festivale si aj takto zaspievame a zakrepčíme:)

A všetko môže začať úplne od začiatku.

Dostávajte novinky o festivale ako prví

Zaregistrujte sa na odber noviniek